Comment organiser un Barcamp ?

En amont

- Avoir la volonté et la passion du thème et du format ;
- Former un comité d’organisation pour l’évènement ;
- Trouver une date et un thème général ;
- Trouver un lieu avec plusieurs salles ou espaces pour les différents ateliers et une connexion wifi ; pour un barcamp en ligne, réserver des salles virtuelles, s’organiser et tester les outils en amont ;
- Déterminer le hashtag du barcamp ;
- Créer le logo du barcamp en respectant la charte graphique de la marque collective Barcamp ;
- Faire du buzz irl et en ligne, réseauter, contacter et recruter les personnes ressources, experts et amateurs du sujet ;
- Créer une page sur www.barcamp.fr ;
- Réseaux sociaux : on peut créer un event sur Facebook, qui permettra de faire des lives notamment pour les restitutions d’ateliers, relayer sur twitter ou youtube… à votre convenance, l’essentiel est que les traces restent pour alimenter le sujet ;
- Permettre aux participants de s’inscrire sur le wiki ; leur indiquer que les échanges seront éventuellement filmés et enregistrés ; créer une liste de diffusion respectant la RGPD ; les informer et leur donner les informations nécessaire pour participer le moment venu ;
- Faire un plan de communication : calendrier éditorial réseaux sociaux, affiches, annonces, buzz, relations presse, articles de blog, linkedin, influences… ;
- Faire un budget : un barcamp peut ne rien coûter (prêt des lieux, repas et collations offerts par un sponsor ou déjeuner collaboratif, très apprécié en général), mais certains frais peuvent être pris en compte par des sponsors (partenaire pour la salle, gardiennage et sécurité, régie, goodies, t-shirts, don en nature ou en matériel pour un foodcamp ou un vinocamp par ex…) ;
- Prévoir une fin de barcamp ludique : powerpoint-karaoké, dégustations, concours culinaires, DJset, battles graphiques, démonstrations, concerts, performances, etc, etc.


Pendant le Barcamp

IRL

- Enregistrement des participants & distributions des badges, t-shirt et programme
- Disposer un tableau pour que chacun puisse proposer un atelier, avec le nom des salles et les créneaux horaires (avec post-ils, pages de papier, tableau effaçable…) qui pourront être modifiées selon l’avancement du barcamp
- Prévoir un paperboard, des marqueurs et des post-it dans les salles d’atelier, éventuellement un rétroprojecteur
- Proposer du café et du thé et surtout… des fraises tagada (sinon ce n’est pas tout à fait un barcamp :))

IRL ou en ligne

- Avant de commencer les ateliers : expliquer le fonctionnement du Barcamp (les salles, les ateliers, le tableau etc.) et demander à chacun de se présenter très brièvement (donner son nom et 3 “tags” décrivant ses intérêts) à tour de rôle. Cela prend du temps, mais c’est très utile. Les tags communs permettront aux participants de collaborer sur des ateliers communs.
- Avoir en esprit l’idée de partage : tous les participants sont au même niveau, les experts comme les béotiens. C’est ce qui fait la richesse du format.
- S’écouter, ne pas se couper la parole
- Diffuser : livetweet, photos, vidéos, impressions… avec le #
- Désigner des rapporteurs dans chaque atelier, qui feront les restitutions par oral
- Ne pas être frustrés du temps court de chaque session : elles pourront être développées à la suite du Barcamp
- Respecter les règles du Barcamp

Après le Barcamp

- Capitaliser les productions des ateliers sur le wiki
- Synchroniser à la fin des sessions chaque mini-rapport qui constitueront une part importante du rapport final
- Diffuser les photos et vidéos du Barcamp
- Remercier les participants, les speakers et les éventuels sponsors
- Faire des billets de bilan


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le mode d'emploi d'un barcamp par 50A